Чем отличается счёт от чека у самозанятого и что выдавать в «Мой налог»

Послушать статью

9 минут 31 с

Счёт и чек у самозанятого — разница в назначении. Счёт в «Мой налог» — это просьба об оплате: вы сообщаете заказчику, сколько и за что заплатить, но налог по счёту не начисляется. Чек — фиксация полученного дохода: как только он сформирован, приложение считает с этой суммы налог, 4 % или 6 %. Поэтому разница между кнопками «Выдать счёт» и «Выдать чек» простая: счёт выдают до оплаты, чек — когда деньги уже пришли.

Если заказчик платит сразу — переводом, картой или наличными — счёт не нужен, сразу выдавайте чек. Если заказчику, чаще всего компании, нужен документ, по которому он проведёт платёж, сначала выставляете счёт, а после оплаты формируете по нему чек. Акт — отдельная история: он подтверждает, что работа сдана, и в налоге не участвует.

«Выдать счёт» и «Выдать чек» в приложении: что делает каждая кнопка

Обе операции начинаются в одном месте — в разделе «Новая продажа». Вы вводите услугу, сумму и данные заказчика, а дальше выбираете, что оформить. В приложении эти варианты обычно подписаны «Выдать чек» и «Выдать счёт»; названия могут меняться с обновлениями, но смысл остаётся тем же.

Что происходит после «Выдать счёт»

Приложение формирует счёт на оплату с вашими данными и реквизитами, данными заказчика, описанием услуги и суммой. Счёт можно отправить заказчику ссылкой или файлом. Пошагово, с реквизитами для компании, — в статье как выставить счёт в «Мой налог».

Кроме оплаты по реквизитам, ФНС предусмотрела онлайн-оплату счёта: её подключают в разделе платежей через кредитные организации — партнёров ФНС. Покупатель оплачивает счёт онлайн, а деньги от платёжного агента приходят вам по СБП на номер телефона. Комиссию за это устанавливает платёжный агент, условия у разных партнёров свои.

Что происходит после «Выдать чек»

Приложение формирует чек, передаёт сведения о расчёте в налоговую и начисляет налог с этой суммы. Чек нужно передать заказчику — ссылкой, QR-кодом, по почте или на бумаге. Это обязанность самозанятого (ч. 1 ст. 14 закона № 422-ФЗ); способы разобраны в статье как передать чек заказчику.

Если заказчик — компания или ИП, в чеке указывается его ИНН. Сообщить ИНН — обязанность заказчика (п. 8 ч. 6 ст. 14 закона № 422-ФЗ).

Появляется ли налог после счёта

Нет. Налог считается только по чекам: сумма налога за месяц — это сумма чеков, умноженная на ставку (ст. 10 закона № 422-ФЗ). Выставленный, но не оплаченный счёт в доход не попадает. Если заказчик так и не заплатил, налога не будет: платить не с чего.

Обратное правило важнее: оплаченный счёт без чека — нарушение. Счёт не заменяет чек, даже если деньги пришли именно по нему. Когда оплата поступила по реквизитам, чек нужно сформировать самому — это можно сделать прямо из выставленного счёта, чтобы не вводить данные заново. Если заказчик заплатил онлайн через платёжного агента, загляните в список чеков и убедитесь, что чек за эту оплату есть. Нет — сформируйте.

Когда выдавать счёт, а когда сразу чек

Правило одно: чек привязан к деньгам, счёт — к просьбе о деньгах. Что именно выдавать, зависит от заказчика и от того, как он платит.

Заказчик-физлицо

Обычно достаточно сразу выдать чек. Человек переводит деньги или платит наличными, вы формируете чек со ставкой 4 % и отправляете ему. Счёт нужен, только если клиент сам попросил документ заранее или вы хотите, чтобы он оплатил онлайн по ссылке.

Заказчик — компания или ИП

Здесь счёт почти всегда нужен: бухгалтерии нужно основание для платежа. Порядок такой: выставили счёт, получили деньги, сформировали чек со ставкой 6 % и ИНН заказчика. По закону счёт необязателен — подробно об этом в статье обязателен ли счёт, — но без него компания часто не может провести оплату.

Срок чека зависит от формы расчёта. При оплате наличными или электронными средствами платежа чек формируется в момент расчёта. При иных безналичных расчётах — не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем оплаты (ч. 3 ст. 14 закона № 422-ФЗ). Пограничные случаи — перевод с карты на карту, СБП — разобраны в статье про сроки формирования чека. Безопасный вариант один: чек в день, когда увидели деньги.

Предоплата и оплата частями

Чек формируется на каждое поступление денег, а не на сделку целиком. Выставили счёт на 100 % и получили аванс 50 % — формируете чек на аванс. Пришёл остаток — второй чек. Ждать конца проекта, чтобы выпустить один общий чек, нельзя: доход возникает в момент получения денег.

Если по счёту заплатили не полностью, чек выдаётся на сумму, которая реально пришла. На остаток можно выставить новый счёт или дождаться оплаты по старому — налог в любом случае посчитается только с полученных денег.

Счёт, чек и акт: сравнение

Порядок чека и акта задают события, а не правила оформления: чек идёт за деньгами, акт — за приёмкой работы. Поэтому чек по оплате самозанятому нередко формируется раньше, чем подписан акт, — например, при предоплате, — и это нормально. Подробно — в статье что оформлять первым — чек или акт.

Как оформить счёт: коротко о реквизитах

В счёте самозанятого должны быть номер и дата, ваши ФИО и ИНН, данные заказчика, конкретное описание услуги — не «за услуги», а «разработка логотипа», — сумма и реквизиты для оплаты. НДС в счёте не выделяется: пишут «НДС не облагается» и обычно добавляют «применяется налог на профессиональный доход». Почему так и что делать, если бухгалтерия заказчика просит ставку, — в статье про НДС в документах самозанятого.

Счета нумеруются по порядку, без пропусков и повторов в течение года — это снимает вопросы у бухгалтерии заказчика. Полный чек-лист реквизитов для компаний разобран в статье как выставить счёт юрлицу.

Если заказчик требует счёт-фактуру, отказ законен: самозанятый не плательщик НДС. Как объяснить это бухгалтерии, разобрано в статье если заказчик требует счёт-фактуру.

Выставить счёт можно в самом «Мой налог», по шаблону в Word или Excel, в банковском приложении или в сервисе для счетов и актов — например, billse. Главное — не путать: откуда бы ни пришёл счёт, налог фиксирует только чек из «Мой налог».

Акт: когда он нужен

Акт выполненных работ для режима НПД не обязателен. Но компании-заказчики его часто просят для своей бухгалтерии, а для вас подписанный акт — доказательство, что работа сдана и принята без претензий. Если возникнет спор об оплате, он пригодится. Что писать в акте и как его подписывать — в статье про акт выполненных работ.

Формулировки в счёте, чеке, акте и договоре могут не совпадать слово в слово, но должны описывать одну и ту же услугу. Чек — «Разработка логотипа», акт — «Разработка логотипа по договору № 5 от 1 сентября»: так нормально. Чек — «Консультация», акт — «Поставка оборудования»: такой комплект вызовет вопросы.

Частые ошибки

1. Счёт вместо чека. Выставили счёт, получили деньги и решили, что всё оформлено. Налог фиксирует только чек — без него доход не учтён, а это нарушение.
2. Чек при выставлении счёта. Сформировали чек заранее, «чтобы заказчик видел сумму», а оплаты ещё нет. Налог начислится с денег, которых нет. Такой чек придётся аннулировать.
3. Ставка не та. Компании выдали чек как физлицу — 4 % вместо 6 %. Чек аннулируют и формируют заново с правильным типом заказчика.
4. Чек позже срока. При безналичной оплате — не позднее 9-го числа следующего месяца.
5. НДС в счёте. Корпоративный шаблон со строкой НДС самозанятому не подходит.
6. Размытый предмет. «За услуги» без конкретики — вопросы и у бухгалтерии, и у налоговой.

Если оплата задерживается

Выставленный счёт — ещё не деньги. Чтобы расчёт не завис:

• указывайте в счёте срок оплаты — «оплатить до такого-то числа»;
• для крупных работ договаривайтесь о предоплате или оплате этапами;
• ведите список выставленных счетов и отмечайте, какие оплачены;
• напоминайте вежливо и вовремя: часто счёт просто потерялся в почте.

Как действовать, если заказчик тянет с оплатой, разобрано в статье работа с просрочкой.

Короткий FAQ

Коротко о главном

• Счёт — до оплаты, чек — после. Налог считается только по чекам.
• Выставленный, но не оплаченный счёт налогом не облагается.
• Оплаченный счёт без чека — нарушение: чек формируйте в день поступления денег.
• Физлицу обычно хватает чека, компании нужен счёт, потом чек с её ИНН и ставкой 6 %.
• Акт подтверждает сдачу работы и на налог не влияет.