Что делать, если заказчик требует счёт-фактуру

Послушать статью

7 минут 45 с

Самозанятый счёт-фактуру не выставляет — и дело не в нежелании, а в том, что этот документ существует только внутри системы НДС. Счёт-фактура служит покупателю основанием принять к вычету предъявленный продавцом налог, и составляют её плательщики НДС (ст. 169 НК РФ). Плательщики НПД таковыми не признаются (ч. 9 ст. 2 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ), поэтому предъявлять к вычету нечего и выставлять документ не на что.

Что делать на практике: не спорить, а заменить документ. Заказчику для учёта нужен не сам бланк, а подтверждение расхода — и им служит чек из «Мой налог». Компания не вправе учесть расходы на услуги плательщика НПД при отсутствии чека (ч. 8 ст. 15 закона № 422-ФЗ), но при наличии чека вопрос закрыт. Отправьте чек, а по желанию заказчика — счёт и акт, и обычно требование снимается за одно письмо.

Почему требование вообще возникает

В большинстве случаев за просьбой нет никакой позиции — есть привычка. Бухгалтер годами получает от контрагентов один и тот же комплект: счёт, счёт-фактура, акт. Когда в списке поставщиков появляется физлицо на НПД, шаблон запроса уходит автоматически.

Иногда причина глубже: заказчик на общей системе налогообложения действительно рассчитывал на входящий НДС и планировал вычет. Тогда речь не о документе, а о цене сделки — и обсуждать нужно именно её, а не форму бумаги.

Третий вариант — заказчик не понял, кто вы. Если в договоре не написано, что исполнитель применяет НПД, бухгалтерия по умолчанию считает контрагента обычной организацией. Поэтому формулировка о режиме в договоре снимает вопрос заранее: как её прописать, разобрано в статье про договор с самозанятым.

Чем заменить счёт-фактуру

У заказчика три задачи: провести платёж, подтвердить расход и закрыть сделку. Каждая решается своим документом.

• Провести платёж — счёт на оплату. Он необязателен по закону, но бухгалтерии нужен как основание для перечисления денег.
• Подтвердить расход — чек из «Мой налог». Именно он для компании является подтверждающим документом по расходам на услуги самозанятого.
• Закрыть сделку — акт выполненных работ. Для НПД необязателен, но заказчики его обычно просят, а исполнителю он служит защитой в споре.

Этого комплекта достаточно в подавляющем большинстве случаев. Если бухгалтерия просит «хоть что-нибудь вместо счёта-фактуры», предложите акт: по назначению он ближе всего — тоже первичный документ о переданных услугах, только без НДС.

Как объяснить это бухгалтерии

Работает короткое письмо по существу, без ссылок на «мне так сказали». Примерная формулировка:

Исполнитель применяет специальный налоговый режим «Налог на профессиональный доход». Плательщики НПД не признаются налогоплательщиками НДС (ч. 9 ст. 2 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ), поэтому счёт-фактура не составляется, а налог не предъявляется и к вычету не принимается. Документом, подтверждающим расходы, является чек, сформированный в приложении «Мой налог»: без него расходы на услуги плательщика НПД не учитываются (ч. 8 ст. 15 того же закона). По вашему запросу дополнительно направим счёт на оплату и акт выполненных работ.

Две ссылки на закон обычно закрывают вопрос: бухгалтеру нужно основание для своей папки, а не убеждение. Если просят продублировать формулировку в самих документах, добавьте в счёт и акт строку «НДС не облагается в связи с применением НПД» — подробнее о правильных формулировках в статье НДС в документах самозанятого.

А если заказчик настаивает

Здесь важно не пойти навстречу «из вежливости». Выставить счёт-фактуру с выделенной суммой налога самозанятый не может даже при большом желании: лицо, не являющееся налогоплательщиком НДС, но выставившее такой документ, обязано перечислить указанную в нём сумму налога в бюджет (п. 5 ст. 173 НК РФ). То есть «войти в положение» здесь означает заплатить в бюджет процент от сделки из своих денег — и всё равно не дать заказчику законного вычета.

Разумная линия разговора выглядит так:

1. Объяснить основание — одним письмом с двумя нормами.
2. Прислать полный комплект: чек, счёт, акт.
3. Предложить эскалацию: пусть бухгалтерия сформулирует, какой именно операции ей не хватает для учёта. Часто на этом шаге выясняется, что достаточно акта.
4. Если требование остаётся жёстким и связано с вычетом НДС — переходить к обсуждению цены или к вопросу о смене режима, а не к поиску документа.

Отказ выставить счёт-фактуру — не каприз исполнителя и не повод для претензий: он не выставляет её на тех же основаниях, на которых её не выставляет любой контрагент без НДС.

Про УПД и другие «заменители»

Иногда заказчик предлагает компромисс: «пришлите универсальный передаточный документ». Здесь нужно понимать, о чём речь. УПД существует в двух вариантах: как документ, объединяющий счёт-фактуру и первичный документ, и как только первичный документ — то есть, по сути, акт или накладная без НДС. Первый вариант самозанятому не подходит по той же причине, что и счёт-фактура. Второй — по существу тот же акт, просто в другой форме, и если бухгалтерии заказчика удобнее эта форма, оформить её можно.

Никаких других «заменителей счёта-фактуры» для НПД не существует. Если предлагают выставить документ «формально, для отчётности» — это уже не про удобство, а про риски, и соглашаться не стоит.

Когда требование — сигнал, а не недоразумение

Есть случай, когда заказчик прав в своих интересах: он на общей системе, ему важен входящий НДС, и работа с исполнителем без налога для него объективно дороже. Никакие формулировки в акте это не изменят.

Тогда выбор простой. Либо стороны договариваются о цене с учётом того, что вычета не будет, либо заказчик работает с контрагентами на НДС, а вы — с теми, кому вычет не нужен. Если таких заказчиков в вашем портфеле становится много и вы регулярно теряете контракты по этой причине, это один из признаков, что стоит посмотреть на другой налоговый режим: разбор — в статье когда пора уходить с НПД на ИП. Но решать это стоит по деньгам и структуре клиентов, а не по одной настойчивой просьбе.

---

Короткий FAQ

Коротко о главном

• Счёт-фактура — документ системы НДС (ст. 169 НК РФ); плательщик НПД её не выставляет.
• Расход заказчик подтверждает чеком: без чека расходы на услуги самозанятого не учитываются (ч. 8 ст. 15 закона № 422-ФЗ).
• Полный комплект для заказчика: чек обязательно, счёт и акт — по его запросу.
• Выставлять счёт-фактуру «по просьбе» нельзя: это обязанность уплатить указанный налог в бюджет (п. 5 ст. 173 НК РФ).
• УПД в варианте с НДС не подходит; в варианте первичного документа он равнозначен акту.
• Если заказчику принципиально нужен вычет — это разговор о цене или о смене режима, а не о форме документа.