Как проверить самозанятого заказчику: статус, чек и документы

Проверка самозанятого нужна заказчику по одной причине: от статуса исполнителя на дату оплаты зависит, кто платит налоги с выплаты. Если человек — плательщик НПД и прислал чек, компания не удерживает НДФЛ и не платит страховые взносы. Если статуса на эту дату нет, обязанности возвращаются к заказчику.

Как проверить самозанятого — три шага:

1. Проверьте статус на дату оплаты — по ИНН исполнителя в нашем инструменте проверки самозанятого или в сервисе налоговой.
2. Получите чек на каждую выплату и сверьте реквизиты.
3. Сохраните подтверждения — результат проверки, чек, договор и акт.

Когда и зачем проверять статус самозанятого

Статус плательщика НПД можно получить и потерять в любой день. Право на режим утрачивается со дня, когда возникли основания, — например, исполнитель нанял работника или превысил лимит дохода (ч. 19 ст. 5 закона № 422-ФЗ). Налоговая может и сама снять человека с учёта или аннулировать постановку, если он не соответствовал условиям режима (ч. 15 и 16 ст. 5).

Поэтому проверка самозанятости один раз, при подписании договора, — это мало. Надёжная практика — проверять статус на дату каждой оплаты, особенно если работа с исполнителем длится месяцами.

Что даёт статус и чек:

• Взносы. Выплаты самозанятому не облагаются страховыми взносами, если у заказчика есть чек (ч. 1 и 2 ст. 15 закона № 422-ФЗ).
• Расходы. Компания на налоге на прибыль, на упрощёнке или ИП на НДФЛ учитывают оплату самозанятому в расходах только при наличии чека (ч. 8–10 ст. 15).
• НДФЛ. Если исполнитель на дату выплаты не самозанятый, это обычное физлицо: заказчик должен удержать с выплаты НДФЛ и начислить взносы. Подробнее — в статье про документы для бухгалтерии заказчика.

Как проверить статус по ИНН

Инструмент на нашем сайте

Самый быстрый способ — проверить статус в нашем инструменте: введите ИНН исполнителя и дату оплаты. Запрос уходит в открытый сервис налоговой прямо из вашего браузера, наш сайт ИНН не получает и не хранит. Ответ — применяет ли человек НПД на эту дату. Согласие исполнителя не нужно: сервис сообщает только статус и ничего больше.

Проверка самозанятого на сайте налоговой

Тот же ответ даёт сервис налоговой для проверки статуса плательщика НПД — у него ограничение на число запросов в минуту, поэтому при частых проверках потребуется пауза. Результат проверки сохраните: снимок экрана с датой или выписку — вместе с договором и чеком.

Исполнитель может показать и справку о постановке на учёт из «Мой налог». Но справка подтверждает статус на дату её формирования. Если платёж позже, надёжнее проверить статус на дату оплаты.

Как проверить чек самозанятого и что в нём должно быть

Самозанятый обязан сформировать чек на каждую оплату и передать его заказчику — в электронном виде (на телефон, почту или через QR-код) или на бумаге (ч. 1, 4 и 5 ст. 14 закона № 422-ФЗ). В чеке должны быть указаны (ч. 6 ст. 14):

• наименование документа, номер чека, дата и время расчёта;
• ФИО и ИНН исполнителя и указание на налог на профессиональный доход;
• наименование услуги или работы и сумма;
• ИНН заказчика, если это компания или ИП, — сообщить его исполнителю должен сам заказчик;
• QR-код, по которому чек находится в системе налоговой.

Что проверить на практике:

1. Сумма и дата совпадают с платежом.
2. ИНН заказчика — ваш. Без него расход сложнее обосновать.
3. Наименование услуги понятное и соответствует договору и акту.
4. QR-код считывается и открывает запись о чеке в системе налоговой.

Как самозанятый может передать чек, разобрано в статье как передать чек заказчику.

Что делать, если исполнитель утратил статус или аннулировал чек

Статус утрачен до оплаты. Если проверка на дату оплаты показала, что человек не плательщик НПД, выплата — это вознаграждение обычному физлицу. Перед оплатой обсудите с исполнителем: восстановит ли он статус, или выплата пойдёт с удержанием НДФЛ и начислением взносов. Решение зависит от договора — лучше заранее прописать в нём обязанность исполнителя сообщать об утрате статуса. Формулировки — в статье договор с самозанятым.

Чек аннулирован. Самозанятый вправе скорректировать сведения о расчёте, если деньги вернули или данные введены с ошибкой (ч. 4 ст. 8 закона № 422-ФЗ). Если оплата состоялась и возврата не было, попросите исполнителя сформировать новый, верный чек. Как самозанятый исправляет ошибку, разобрано в статье что делать, если ошибся в чеке.

Отдельный риск — не в статусе, а в характере отношений. Если исполнитель работает как штатный сотрудник — по графику, с подчинением и фиксированной ежемесячной суммой, — договор могут признать трудовым. Признаки перечислены в статье 7 признаков переквалификации.

Какие документы сохранить

• Договор с самозанятым.
• Акт или иной документ о приёмке работы — если он предусмотрен договором.
• Чек на каждую выплату, с вашим ИНН.
• Подтверждение статуса на дату каждой оплаты — снимок результата проверки.
• Платёжные документы.

Храните их вместе, по каждой сделке. Этот комплект отвечает на вопросы и налоговой, и аудитора.

Короткий FAQ

Коротко о главном

• Проверять статус нужно на дату каждой оплаты, а не один раз.
• Статус проверяется по ИНН — в нашем инструменте или сервисе налоговой, без согласия исполнителя.
• Чек с ИНН заказчика избавляет от страховых взносов и подтверждает расход.
• Нет статуса на дату выплаты — заказчик удерживает НДФЛ и начисляет взносы.
• Храните договор, акт, чек и снимок проверки по каждой сделке.