Могут ли чек и акт различаться по сумме и что делать, если разошлись

Да, суммы в чеке и в акте могут различаться, и это не всегда нарушение. Причина в том, что документы измеряют разные вещи: акт фиксирует стоимость выполненных и принятых работ, а чек — сумму денег, фактически поступивших исполнителю. Пока эти две величины совпадают, совпадают и документы. Как только между ними появляется разрыв — аванс, доплата, скидка, возврат, — расходятся и суммы.

Главное правило, из которого всё следует: чек формируется на фактически полученную сумму, а не «по акту». Если в акте 100 000 ₽, а заказчик перевёл 60 000 ₽, чек нужен на 60 000 ₽. Подгонять чек под акт нельзя ни в большую, ни в меньшую сторону: в первом случае вы платите налог с денег, которых не получали, во втором — скрываете часть дохода.

Когда расхождение нормально

Ситуации, в которых суммы законно не совпадают, встречаются постоянно.

• Аванс. Акт на весь объём подписан в конце, а чеков было два: на предоплату и на доплату. Сумма акта равна сумме двух чеков, но ни одному из них по отдельности.
• Этапы. Акты по этапам и платежи по этапам могут идти в разном ритме: этап сдан в августе, оплачен в сентябре.
• Частичная оплата. Заказчик оплатил не всю сумму акта. Чек — на то, что пришло; остаток закрывается новым чеком, когда деньги поступят.
• Скидка или удержание после приёмки. Стороны договорились уменьшить оплату уже после подписания акта. Тогда либо переоформляется акт, либо оформляется отдельное соглашение, а чек выпускается на итоговую сумму.
• Возврат части оплаты. Деньги вернулись заказчику — соответствующий чек аннулируется, а акт остаётся или корректируется по договорённости.

Во всех этих случаях расхождение объяснимо и подтверждается документами: договором, соглашением об изменении цены, платёжными поручениями. Именно объяснимость, а не совпадение цифр, интересует и заказчика, и проверяющих.

Когда расхождение — ошибка

Есть и другой список: суммы разошлись не по логике сделки, а по невнимательности.

1. Опечатка в чеке. Лишний ноль, перепутанные разряды, сумма из соседней сделки.
2. Чек пробит «по акту», хотя пришло меньше. Исполнитель платит налог с суммы, которую не получил.
3. Чек пробит на меньшую сумму, чем поступила. Это уже занижение дохода, а не техническая мелочь.
4. Забыли чек на аванс. В итоге один чек на всю сумму в конце проекта, а срок по авансу давно прошёл.
5. Задвоение. На один платёж выпущено два чека, и общая сумма чеков превышает сумму акта.

Все эти случаи решаются одинаково: чек аннулируется и при необходимости формируется заново. Порядок действий и то, что происходит с уже уплаченным налогом, разобраны в статье что делать, если ошибся в чеке.

Комиссии площадок и банков

Отдельный источник расхождений — когда заказчик или площадка удерживают что-то из платежа. Здесь важно смотреть в договор, а не искать универсальное правило.

Если между вами и заказчиком есть посредник, который участвует в расчётах — маркетплейс, агрегатор, биржа, — сведения о расчёте нередко передаёт в налоговую сам посредник, и чек формируется на его стороне. Тогда вопрос «с какой суммы чек» решается не вами, а условиями договора с площадкой: смотрите, что там названо вашим вознаграждением, а что — комиссией площадки.

Если же посредника нет и деньги идут напрямую, а разница возникла из-за банковской комиссии за перевод, ориентироваться нужно на сумму, причитающуюся вам по сделке. Это тот случай, когда стоит не гадать, а свериться с условиями договора и, при сомнениях, задать вопрос в налоговую через «Мой налог» — универсального ответа «на все случаи» здесь нет, потому что схемы расчётов у площадок разные.

Как привести документы в порядок

Порядок действий зависит от того, какая из сумм неверна.

Неверен чек. Аннулируйте его в приложении с указанием причины и сформируйте новый на корректную сумму. Налог пересчитается автоматически, а если он уже был уплачен — образуется переплата, которую можно вернуть или зачесть.

Неверен акт. Акт — двусторонний документ, поэтому в одностороннем порядке его не правят. Варианта два: переподписать акт в исправленной редакции или составить отдельный документ, фиксирующий изменение объёма или цены. Оба варианта требуют согласия заказчика, поэтому договариваться лучше сразу, а не через месяц.

Обе суммы верны, но не совпадают. Ничего исправлять не нужно. Достаточно, чтобы разница объяснялась документами: авансом, этапом, соглашением о скидке. Если бухгалтерия заказчика спрашивает, почему цифры разные, ответ — в условиях расчётов, а не в ошибке.

Что на это скажет бухгалтерия заказчика

Для компании чек — основание учесть расходы на ваши услуги: при отсутствии чека такие расходы в налоговую базу не берут (ч. 8 ст. 15 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Поэтому бухгалтер заказчика внимательно сверяет три величины: сумму в акте, сумму платёжного поручения и сумму в чеке. Если чек меньше платежа, у него возникает вопрос, чем закрыта разница. Если чек больше платежа — вопрос, откуда взялась сумма.

Проще всего снять эти вопросы заранее: в акте прямо указывать, что он закрывает конкретный этап или объём, а в назначении платежа — за что именно перечислены деньги. Тогда любая разница читается из документов, и сверка занимает минуту. О том, как оформить счёт так, чтобы оплата не зависла на этапе сверки, — в статье как выставить счёт юрлицу.

Как не допускать расхождений

Системная профилактика простая. Формируйте чек сразу после поступления денег, а не в конце месяца — тогда сумма берётся из выписки, а не из памяти. Сверяйте чек с фактическим зачислением, а не с суммой договора. При этапной работе привяжите каждый акт к конкретному платежу или платежи к конкретному акту — так, чтобы связь читалась из документа. И ведите свой учёт поступлений: когда видно, какой платёж за что пришёл, расхождения обнаруживаются в тот же день, а не при годовой сверке. Как это устроить без лишних инструментов — в разборе, как вести учёт доходов самозанятому.

Короткий FAQ

Коротко о главном

• Чек — про полученные деньги, акт — про принятые работы; это разные величины.
• Чек всегда формируется на фактически поступившую сумму, а не «по акту».
• Расхождение нормально при авансах, этапах, частичной оплате, скидках и возвратах.
• Ошибочный чек аннулируется и выпускается заново; акт правится только по согласию сторон.
• Заказчику важно, чтобы разница читалась из документов: акта, платежа и назначения платежа.
• При расчётах через площадку смотрите договор: чек там нередко формирует сам посредник.